Administratie bewaarplicht. Het is voor elke ondernemer wel bekend dat de wettelijke bewaarplicht voor zijn of haar administratie 7 jaar is. Ook voor is er een e-mail bewaarplicht. Het is de zogenoemde fiscale bewaarplicht die de Belastingsdienst hanteert. Ze streven naar zo min mogelijk administratieve lasten op de schouders van ZZP’ers en MKB’ers te leggen. Hoe lang de administratie bewaard moet worden hangt soms dan ook af van het belang dat zij hebben met verschillende gegevens. De Belastingdienst ziet basisgegevens als volgt:
- In- en verkoopadministratie
- Voorraadadministratie
- Grootboek
- Loonadministratie
- Debiteuren- en crediteuren
Deze basisgegevens moeten 7 jaar worden bewaard. Voor sommige bedrijven zelfs 10 jaar.
Ook e-mails moet je bewaren.
E-mail bewaarplicht?
Een bedrijf krijgt dagelijks tientallen mailtjes maar hoe zit het met de e-mail bewaarplicht? E-mails (zowel interne als externe) die betrekking hebben op je bedrijfsvoering, horen net zo goed bij je administratie. Denk hierbij aan bv. Afspraken die je maakt, email met de factuur en aantekeningen. Hier geld dus de zelfde plicht voor als de administratie.
Tip: Bewaar facturen altijd in de vorm waarin je ze hebt ontvangen. Je moet een elektronische factuur dus bewaren als bestand. Uiteraard kun je zo’n factuur voor eigen doeleinden printen, maar het oorspronkelijke bestand en email moeten wel blijven bestaan.
J DENISSEN geeft geen Juridisch advies.
J Denissen is een ICT Dienstverlener. We zijn geen Juristen. In deze blog lees de tips over de bewaarplicht van E-mails. Wil je gedetailleerde informatie die juridisch volledig onderbouwd is? Neem dan altijd contact op met een advocaat of juridisch adviseur.
Meer informatie nodig of hulp bij je e-mail achriveren? Neem vrijblijvend contact met ons op.
